Chắc hẳn ai trong chúng ta khi bắt đầu tiếp xúc với những công việc văn phòng, hay thậm chí những công việc tưởng chừng như không liên quan đến máy tính thì cũng đều cần phải biết về Excel. Excel là công cụ hỗ trợ chúng ta rất nhiều trong công việc. Hôm nay, Share Tổng Hợp ra mắt series tự học Excel cho người mới bắt đầu. Đây như là 1 phần tri ân đặc biệt dành cho độc giả của chúng tôi, nhằm giúp hỗ trợ phần cho công việc của các bạn. Đừng ngần ngại hãy lười biếng, mỗi ngày hãy bỏ ra 1 chút thời gian của mình để học cùng Share Tổng Hợp nhé. Cùng bắt đầu nào!

Phần 1: Giới thiệu về Excel

Excel nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office gồm nhiều phần mềm hỗ trợ viết văn bản, thuyết trình, quản lý email hay bảng tính như Excel. Phần mềm này giúp tạo ra các bảng tính, cùng các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán dữ liệu nhanh, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính. Chúng ta hãy cùng xem qua về giao diện của Excel nhé.

Giao Diện Excel
Giao Diện Cở Bản Excel

Giờ hãy cùng tìm hiểu 1 số thao tác cơ bản trong Excel nhé.

1. Chèn thêm Worksheet mới

Có những cách như sau, bạn có thể thực hiện 1 trong các cách

  • Tổ hợp phím <Shift+F11>
  • Chọn nhóm Home -> nhóm Cells -> Insert -> Insert sheet
  • Chuột phải -> Insert -> Worksheet -> Ok
  • Chọn dấu cộng phía dưới thanh Sheet

2. Đổi tên/Xóa Worksheet

  • Chuột phải vào Worksheet cần đổi tên/xóa -> chọn Rename/Delete.

3. Sắp xếp/Sao chép Worksheet

  • Chuột phải vào Worksheet cần sắp xếp -> Move or Copy

4. Đổi màu cho Worksheet

  • Chuột phải vào Worksheet cần đổi màu -> Tab Color

5. Ẩn/Hiện Worksheet

  • Chuột phải vào Worksheet cần ẩn/hiện -> Hide/Unhide

6. Phóng to/Thu nhỏ màn hình

  • Có những cách sau:
  • Sử dụng thanh Zoom ở phía dưới góc phải màn hình
  • Giữ phím Ctrl + Cuộn chuột
  • Chọn Ribbon View -> Zoom -> Chọn lựa chọn phù hợp

7. Di chuyển trong bảng tính

  • Di chuyển trong bảng tính
    • Dùng chuột
    • Các phím mũi tên, thanh cuộn dọc – ngang, sheet tab
  • Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển
    • Đến sheet liền trước: <Ctrl + Page Up
    • Đến sheet liền sau: <Ctrl+Page Down
  • Truy cập Ribbon bằng bàn phím
    • Bật/ tắt thanh Ribbon <Ctrl+F1>
    • Sử dụng phím để truy cập thanh Ribbon
      • <ALT +ký tự đại diện của nhóm lệnh
      • Ví dụ: <ALT+P> Page Layout …

Phím tắt di chuyển trong bảng tính

Nhấn Phím Di Chuyển
→ Hoặc Tab Sang 1 ô bên phải
← Hoặc <Shift + Tab> Sang 1 ô bên trái
Lên 1 dòng
Xuống 1 dòng
Home Đến ô ở cột A của dòng hiện hành
Ctrl + Home Đến địa chỉ ô A1 trong Worksheet
Ctrl + End Đến địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng
Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái 1 màn hình
Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải 1 màn hình
Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên 1 màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xuống dưới một màn hình
End + → hoặc Ctrl + → Đến ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ← hoặc Ctrl + ← Đến ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ô phía dưới đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô trống

 

Phần 2: Cách nhập dữ liệu

1. Thao tác với ô và vùng

Chúng ta hãy cùng nhận biết đâu là ô, đâu là vùng qua hình ảnh này nhé.

Nhận Dạng Ô & Vùng trong Excel
Nhận Dạng Ô & Vùng trong Excel

Cách chọn vùng:

  • Chọn ô đầu tiên bên trái của vùng -> giữ chuột trái -> kéo xuống ô cuối cùng bên phải của vùng
  • Để chọn cả dòng: Dùng chuột chọn lên số thứ tự của dòng hoặc <Shift + Spacebar>
  • Để chọn cả cột: Dùng chuột chọn lên tiêu đề của cột hoặc <Ctrl + Spacebar>
  • Muốn chọn vùng cách khoảng, giữ Ctrl khi chọn.
  • Chọn cả Worksheet <Ctrl + A>

2. Thao tác sao chép

Chọn vùng cần sao chép hay di chuyển

  • Dùng Ribbon
    • Chọn vùng Home / nhóm Clipboard / nhấn nút (Copy) hay (Cut)
    • Đến nơi đích
    • Chọn nhóm Home / nhóm Clipboard / nhấn nút (Paste).
  • Dùng phím tắt:
    • <Ctrl+C> sao chép nội dung vào bộ nhớ
    • <Ctrl+X> cắt nội dung chọn vào bộ nhớ
    • <Ctrl+V> dán nội dung từ bộ nhớ vào vị trí ô hiện hành
    • Chú ý: nếu Copy mà không Paste ngay -> nội dung vừa sao chép xé mất -> không sử dụng được paste
  • Dán đặc biệt: Phải chuột -> Chọn Paste Special
    • Fomular: Sao chép lấy công thức
    • Values: Lấy giá trị
    • Formats: Lấy định dạng
    • Transpose: Chuyển hàng <-> cột
  • Sao chép định dạng:
    • Chọn vùng cần sao chép định dạng. Dùng Format Painter trong vùng Home trên thanh Ribbon

3. Thao tác thêm chú thích cho ô

Chú thích cho ô trong excel
Chú thích cho ô trong excel
  • Thêm chú thích
    • Chọn ô cần chèn chú thích. Chọn nhóm Review -> Comments -> New Comment hoặc dùng chuột phải chọn Insert Comment
    • Nhập nội dung chú thích
  • Để đọc chú thích
    • Di chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review -> Comments -> Next hay Previous
  • Để ẩn/hiện chú thích
    • Review -> Comments -> Show All Comments hoặc Show/Hide Comment
  • Hiệu chỉnh chú thích
    • Review -> Comments -> Edit Comments hoặc phải chuột chọn Edit Comment
  • Xóa chú thích
    • Review -> Comments -> Delete hoặc phải chuột chọn Delete Comment

4. Thao tác Thêm/Sửa/Xóa ô, dòng, cột

  • Thêm ô dòng cột
    • Chọn Home -> Cells -> Insert ( hoặc chuột phải chọn Insert )
      • Insert Cells…: Chèn ô
      • Insert Sheet Rows: Chèn dòng
      • Insert Sheet Columns: Chèn cột
    • Hộp thoại Insert xuất hiện, chọn
      • Shift Cell Right: Chèn ô và đẩy các ô đang chọn sang phải
      • Shift Cell Down: Chèn ô và đẩy các ô đang chọn xuống dưới
      • Entire Row: Thêm dòng
      • Entire Column: Thêm cột
  • Xóa ô dòng cột
    • Chọn Home -> Cells -> Delete ( hoặc chuột phải chọn Delete ), tương tự khi thêm
  • Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
    • Độ rộng cột từ 0 đến 255 (ký tự), mặc định là 8.4. Chiều cao dòng từ 0 đến 409pt (1point = 1/72 inch), mặc định là 12.75 point
    • Chọn Home -> Cells -> Format chọn lệnh phù hợp
      • Row Height: Chiều cao dòng
      • AutoFit Row Height: Tự điều chỉnh chiều cao dòng
      • Column Width: Độ rộng cột
      • AutoFit Column Width: Tự điều chỉnh độ rộng cột
      • Default Width: Đặt độ rộng cột mặc định cho Sheet.
    • Nhập chiều cao và độ rộng mong muốn -> OK.
    • Ngoài ra có thể dùng chuột để kéo thả độ cao, rộng theo mong muốn

5. Nối (Merge) và Bỏ nối (UnMerge)

  • Chọn các ô cần nối
  • Chọn Home -> Alignment -> Chọn Merge & Center chọn:
    • Merge & Center: Nối tất cả các ô và đẩy dữ liệu đã có ra giữa theo chiều ngang
    • Merge Across: Nối theo dòng
    • Merge Cells: Nối các ô, dữ liệu căn trái
  • Để bỏ nối, chọn ô đang bị nối. Chọn Home -> Alignment -> Chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells.

Phần 3: Nhập liệu & Hiệu chỉnh

1. Thao tác nhập liệu

  • Chọn ô cần nhập liệu -> Nhập vào bất cứ thứ gì mà bạn cần -> ENTER
  • Mặc định: Số -> căn lề phải, ký tự -> căn lề trái
  • Chú ý:
    • Số trên ô Excel hiển thị #### do chiều rộng cột k đủ
    • Mặc định dùng dấu chấm (.) để ngăn cách phần số nguyên và thập phân
    • Các con số không dùng để tính toán -> định dạng là Text (Home -> Number -> Text) hoặc nhập vào trước con số dấu phẩy trên (‘)
    • Định dạng ngày mặc định là ngày/tháng/năm, nhập ngày dùng dấu / hoặc – để phân cách.
    • Theo chuẩn 12h, thêm AM hoặc PM vào sau thời gian nhập.

2. Hủy lệnh, phục hồi lệnh, lặp lại lệnh sau cùng

  • Đang nhập liệu vào ô mà muốn hủy -> nhấn ESC
  • Để thực hiện lệnh sau cùng -> nhấn Ctrl + Y
  • Để hủy lệnh -> nhấn Ctrl + Z

3. Hiệu chỉnh nội dung

Chọn ô cần hiệu chỉnh. Lựa chọn các cách

  • Nhấn đúp vào ô cần hiệu chỉnh
  • Nhấn F2
  • Nhấp chuột vào thanh công thức (Formula)
  • Nhập đè lên ô có sẵn

4. Xóa nội dung các ô

  • Chọn nội dung cần xóa -> nhấn DELETE
  • Hoặc vào Home -> nhóm Editing -> Clear chọn lệnh
    • Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng
    • Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô
    • Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng
    • Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô nếu có.

Phần 4: Định dạng

1. Định dạng trong cửa sổ Format Cells

  •  Number: định dạng số
  • Alignment: định dạng canh chỉnh
  • Font: định dạng font chữ
  • Border: định dạng viền khung
  • Fill: định dạng màu nền

2. Định dạng Font chữ

  • Kiểu chữ, kích thước chữ (size)
  • Định dạng: B – đậm; I – in nghiêng; U – Gạch chân
  • Màu chữ – Font Color; Màu nền – Fill; Đường viền – Border

3. Định dạng căn lề – Alignment

ĐỊnh dạng căn lề - Tự học Excel
ĐỊnh dạng căn lề – Tự học Excel

4. Định dạng số – Number

Định dạng số - Học excel căn bản
Định dạng số – Học excel căn bản

5. Định dạng đường viền – Border

Định dạng đường viền border - Học excel
Định dạng đường viền border – Học excel

6. Chức năng AutoFill

Điền tự động các mẫu AutoFill có sẵn hoặc có thể tự tạo mẫu riêng cho mình

  • Chọn ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép
  • Giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải)
  • Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép.

Bạn đã biết những kiến thức nào rồi? Chưa nắm được những kiến thức nào?. Nếu có gì thắc mắc, nhắn tin cho chúng tôi qua fanpage: https://www.facebook.com/sharetonghop365

Cùng đón xem tiếp phần 2: Giới thiệu các công thức về hàm các bạn nhé.

1 BÌNH LUẬN

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây