Thời đại ngày nay, máy tính là thứ không thể thiếu trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, thậm chí ngay từ trong giảng đường. Chính bởi vậy, kỹ năng tin học văn phòng là 1 kỹ năng quan trọng bậc nhất để bạn có thể hoàn thành được công việc của mình. Vậy để bắt đầu học những kỹ năng đó có khó khăn không? Sau đây, ShareTongHop xin gửi đến các bạn series Tự Học Word cho người mới bắt đầu. Cùng nhau cải thiện kỹ năng của bản thân mình nhé. Bắt đầu ngay thôi!

I. Làm Quen Với Word

Trước khi bắt đầu bước vào tìm hiểu những gì mà Word có, bạn cần phải làm quen được với giao diện cũng như 1 vài điều cơ bản của Word như khởi động, kết thúc phiên làm việc, thao tác cơ bản .

*Lưu ý: Với mỗi bản Microsoft Word có thể sẽ có 1 vài thứ khác nhau. 

1. Cửa sổ làm việc

Tự Học Word - Giao Diện Word
Tự Học Word – Giao Diện Word
  • Ribbon: Chứa các chức năng làm việc với văn bản, đây là cách gọi mới so với cách gọi
    menu của phiên bản cũ 2003.
  • Minimize Ribbon: cho phép thu gọn/mở rộng thanh Ribbon
  • Title bar: Thanh tiêu đề của file Word
  • Quick Access Toolbar: Thanh công cụ chứa các lệnh sử dụng thường xuyên nhất
    (Save, Undo và Redo/Repeat là các nút mặc định)
  • Zoom Slider: thanh cuộn phóng to/thu nhỏ cửa sổ làm việc giúp người dùng có thể xem nội dung văn bản to/nhỏ.
  • Status bar: thanh trạng thái cho biết thông tin của văn bản như thứ tự của:
    • Page: trang hiện thời
    • Section: Phần làm việc hiện hành
    • Line: đang ở dòng số mấy trong văn bản

2. Thanh Ribbon

Thanh Ribbon - Tự Học Word
Thanh Ribbon – Tự Học Word

Thanh Ribbon chứa các lệnh làm việc với văn bản và được tổ chức theo tiến trình làm việc.
Một số tab cơ bản trong MS Word 2010 (7 tab chính)

  • Tab Home: Chức năng soạn thảo và định dạng cơ bản
  • Tab Insert: Thêm các đối tượng minh họa và trang trí
  • Tab Design: Chỉnh sửa chi tiết các đối tượng
  • Tab Page Layout: Định dạng các trang in
  • Tab Reference: cung cấp các chức năng hoàn thiện văn bản như: mục lục tự động,
    ghi chú, trích dẫn, quản lý tài liệu tham khảo…
  • Tab Mallings: Trộn thư
  • Tab Review: hỗ trợ theo dõi chỉnh sửa, bảo mật tài liệu…
  • Tab View: Thay đổi các chế độ xem văn bản, phóng to/thu nhỏ

Thanh Ribbon tổ chức các command thành từng Group, mỗi Group thuộc một Tab.
Command (Chức năng hay nút lệnh)

  • Mỗi chức năng hay nút lệnh được thể hiện bằng một biểu tượng, khi nhấp chuột vào
    biểu tượng sẽ thực hiện lệnh tương ứng.
  • Tuy nhiên có những nút lệnh có mũi tên nhỏ bên phải:
    • Khi chọn vào nút lệnh: áp dụng luôn định dạng đang hiển thị ở biểu tượng
    • Khi chọn vào mũi tên: hiển thị danh sách lệnh để bạn lựa chọn

3. Dialogbox Launcher – Nút Mở Hộp Thoại

– Ngoài cách định dạng văn bản thông qua các nút lệnh trên Group, ta có thể định dạng
bằng hộp thoại (Dialog box) tương ứng trong mỗi Group.
– Ví dụ mở hộp thoại Font: Chọn
Tab Home Group Font Chọn Dialogbox
launcher
(xem hình).

4. Contextual tab – Tab ngữ cảnh

Contextual tab – Tab ngữ cảnh hay còn gọi là Tab phụ xuất hiện khi chọn đối tượng
(bảng biểu, tranh ảnh, đồ thị…), tab này chứa các lệnh liên quan đến việc định dạng
đối tượng đang chọn.
– Mỗi đối tượng có thể có một hoặc nhiều tab phụ. Khi bạn chọn ra ngoài đối tượng các
tab phụ này sẽ tự động biến mất.
– Ví dụ: tab phụ của bảng biểu

5. Mini Toolbar – Thanh công cụ nhỏ

Mini Toolbar là thanh công cụ nhỏ (mờ) xuất hiện khi chọn một đoạn văn bản hoặc
một từ. Thanh công cụ này chứa các chức năng định dạng văn bản hay dùng.

6. Key Tips – Phím tắt trên thanh Ribbon

– Thay cho việc dùng chuột bạn có thể sử dụng bàn phím (các phím tắt Key Tips) để
truy cập đến lệnh trong Ribbon.
– Cách dùng thanh Ribbon thông qua bàn phím:
  + Nhấn phím Alt để hiển thị các phím tắt cho các Tab Quick Access Toolbar
  + Nhấn phím ký tự tương ứng với Tab cần sử dụng sẽ xuất hiện các phím tắt cho mỗi chức
năng trong Tab đã chọn. Ví dụ nhấn phím H sẽ hiển thị các ký tự truy cập vào chức năng trong tab Home như sau:
  + Để chọn các lệnh cần sử dụng, nhấn các phím ký tự tương ứng.
Chú ý: Key Tips có thể là 1 hoặc 2 ký tự. Tắt Key Tips bằng cách nhấn phím ESC.

II. Các thao tác cơ bản thường dùng trong Word.

1. File Backstage view – Các thao tác với file

File Backstage view chứa các lệnh để làm việc với file.

Tự Học Word - File Backstage view
Tự Học Word – File Backstage view
  • New (phím tắt Ctrl + N): Tạo văn bản mới. 
  • Save (phím tắt Ctrl + S): Lưu file văn bản vào bộ nhớ. 
  • Save As (phím tắt F12): Tạo bản sao văn bản. 
  • Open (phím tắt Ctrl + O): Mở 1 file văn bản đã có. 
  • Close (phím tắt Ctrl + F4): Đóng file văn bản hiện hành. 
  • Info: Xem thông tin file hiện hành.
  • Recent: Xem các văn bản đã được sử dụng gần đây.
  • Print (phím tắt Ctrl + P): In file văn bản. 
  • Save & Send: Lưu trữ và gửi văn bản.
  • Help (phím tắt F1): Hướng dẫn sử dụng Word.

2. Thao tác sao chép – copy, cắt – cut, dán – paste

Tự Học Word - Copy Paste Cut

Sau khi học xong phần này, các bạn có thể sử dụng được các thao tác cơ bản:

  • Cut – Cắt
  • Copy – Sao chép
  • Paste – Dán

Ngoài ra, sinh viên biết sử dụng các thao tác sao chép nâng cao như:

  • Format Painter – Sao chép định dạng
  • Paste Option – tùy chỉnh nội dung cần dán

2.1. Cut – Cắt

Cắt đi nội dung đã chọn, đưa nội dung đó vào Clipboard. Cách thực hiện:

  • Chọn nội dung cần cắt
  • Chọn Tab Home -> Group Clipboard -> Chọn Cut (phím tắt Ctrl + X)
  • Sau khi thực hiện thao tác cắt, nội dung bị cắt sẽ bị mất tại vị trí ban đầu và được đưa
    vào Clipboard.

Chú ý: Sau khi cắt, phải sử dụng kết hợp thêm thêm chức năng Paste (Xem thêm phần Paste)

2.2. Copy – Sao chép

Tạo bản sao cho nội dung đã chọn, đưa nội dung đó vào Clipboard. Cách thực hiện:

  • Chọn nội dung cần sao chép
  • Chọn Tab Home -> Group Clipboard -> chọn Copy (phím tắt Ctrl + C)
  • Sau khi thực hiện thao tác sao chép, nội dung được sao chép sẽ đưa vào Clipboard (xem hình).

Chú ý: Sau khi sao chép, muốn sử dụng nội dung đã sao chép phải kết hợp thêm chức năng Paste (Xem thêm phần Paste).

2.3. Paste – Dán

Đưa nội dung từ Clipboard vào vị trí mới trong văn bản. Cách thực hiện:

  • Chọn vị trí cần đưa nội dung mới
  • Chọn Tab Home -> Group Clipboard -> chọn biểu tượng Paste (Phím tắt CTRL + V)
  • Chức năng Paste chỉ sử dụng được khi Clipboard có chứa nội dung (thao tác Paste sẽ
    dùng sau khi đã thực hiện thao tác Copy hoặc Cut)

2.4. Paste Options – Tùy chỉnh nội dung dán

Đoạn văn bản khi Copy/Cut sẽ được đưa vào Clipboard bao gồm cả nội dung và định
dạng và hình ảnh (nếu có). Mặc định, khi Paste sẽ dán cả nội dung và định dạng đó vào vị
trí mới. Ta có thể tùy chỉnh phần được dán vào văn bản như sau:

  • Trong tab Home -> Group Clipboard -> chọn hộp Paste
  • Chọn lựa chọn phù hợp
    • Keep Text Only: Chỉ dán nội dung chữ.
    • Merge Formating: Lấy định dạng theo vị trí mới
    • Keep Source Formating: Giữ nguyên định dạng được sao chép.

Chú ý: Khi dán sử dụng tổ hợp phím Ctrl + V, máy tính mặc định sẽ lấy theo dạng Keep Source Forrmating

2.5. Format Painter – Sao chép định dạng

Tự Học Word - Sao Chép Định Dạng
Tự Học Word – Sao Chép Định Dạng

Sao chép định dạng của khối văn bản này cho khối văn bản khác. Cách thực hiện

  • Sao chép định dạng:
    • Chọn khối văn bản cần sao chép định dạng
    • Chọn Tab Home -> Group Clipboard -> Format Painter (phím tắt Ctrl + Shift + C)
  • Dán định dạng:
    • Chọn khối văn bản cần áp dụng định dạng vừa sao chép
    • Chọn lại biểu tượng Format Painter (phím tắt Ctrl + Shift + V)

Chú ý:

  • Muốn sao chép định dạng áp dụng cho nhiều nội dung khác
    • Kích đúp chuột vào biểu tượng Format Painter để sao chép định dạng
    • Áp dụng định vừa sao chép cho lần lượt những nội dung khác.
  • Khi không muốn sử dụng sao chép định dạng nữa chọn lại biểu tượng Format Painter (hoặc nhấn ESC trên bàn phím).

III. Một số thiết lập nâng cao

1. Tùy chỉnh môi trường làm việc trong Word Options (File -> Options)

1.1. Proofing – Tùy chọn hiệu đính

Thiết lập cách sửa lỗi, kiểm tra lỗi chính tả và cú pháp cho văn bản

Tự Học Word - Proofing

1.2. Save – Tùy chọn cách lưu trữ văn bản

Thiết lập các tùy chọn cách lưu trữ văn bản.

Tự Học Word - Tùy Chọn Lưu Trữ Văn Bản
Tự Học Word – Tùy Chọn Lưu Trữ Văn Bản

1.3. Advanced – Tùy chọn nâng cao

Thiết lập liên quan đến quá trình soạn thảo văn bản, thao tác sao chép nội dung, cách hiển thị nội dung văn bản, quy định cách hiển thị công cụ hỗ trợ, …

Tự Học Word - Tùy Chọn Nâng Cao
Tự Học Word – Tùy Chọn Nâng Cao 

2. Tùy chỉnh cách xem, hiển thị văn bản – View

Tự Học Word - Tùy Chỉnh View
Tự Học Word – Tùy Chỉnh View

2.1. Show – Hiện công cụ

Hiển thị các công cụ hỗ trợ soạn thảo như thanh thước (Ruler), Đường lưới (Gridlines), khung định vị (Navigation Pane).
Có thể bật/tắt (hiển thị/không hiển thị) thanh thước – Ruler, đường lưới – Grid line, hoặc khung định vị – Navigation Pane bằng cách chọn/bỏ chọn các công cụ này trong nhóm Show của tab View.

2.2. Zoom – Phóng to/thu nhỏ

Ngoài cách phóng to/thu nhỏ cửa sổ màn hình văn bản bằng cách sử dụng Zoom Slider
đã giới thiệu ở phần Cửa sổ làm việc, người dùng có thể sử dụng tính năng này trong
nhóm Zoom của tab View với nhiều lựa chọn hơn

Chú ý: Có thể sử dụng chuột để phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc bằng cách giữ phím CTRL kết hợp phím cuộn ở giữa của chuột (cuộn lên là phóng to, cuộn xuống là thu nhỏ).

Học phải đi đôi với hành đúng không nào? Hãy tải ngay bài tập cho phần 1 này để thực hành ngay các bạn nhé.

Link tải bài tập: http://megaurl.in/32CA . Mật khẩu download: sharetonghop.com

Bạn có thấy những kiến thức cơ bản đầu tiên có bị khó khăn quá không? Đừng nản chí, hãy theo dõi Series Tự Học Word Cho Người Mới Bắt đầu của ShareTongHop để nâng cao kỹ năng của mình nhé. Mình chắc chắn rằng nó sẽ rất hữu ích cho các bạn đó. 

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây